こんにちは、RSです。
今回はフェルミ推定を使った業務改善の具体例として、「会議に不参加だった人への連絡方法」を考えてみます。

会議に参加できなかった人へ、後から電話で内容を説明する。多くの職場で当たり前に行われている業務ではないでしょうか。丁寧で確実な方法ですが、この作業にどれくらいの時間を使っているか、あらためて考えてみる価値はあります。

ここでフェルミ推定の登場。
仮に、会議が月に8回あり、1回あたり不参加者が5人いるとします。電話1本で要点説明と質問・回答に10分かかるとすると、
10分 × 5人 × 8回 ＝ 月に400分、約6時間40分です。
これは概算ですが、無視できない時間ですよね。

では、この連絡を「簡単な議事録を作成し、メールする」方法に置き換えたらどうでしょうか。

議事録作成に20分、メール送信に数分、たまの質問対応。

（20分 +  3分） × 8回 ＝ 月に184分、約3時間です。

もともとかかっていた約6時間40分から約3時間を引くことで、約3時間40分ほど、全体の時間を見直せる可能性があります！このシリーズでお話しているように、現代社会は人手不足なので、浮いた時間を活用して別のことにあててもらったり、適切な人員配置を目指して現場の異動を指示したりして、限りある経営資源の適正化を目指しています。

もちろん、すべてをメールにすればよいわけではありません。背景説明や温度感が重要な場面では、電話が適していることもあります。ただし、「毎回電話で説明する必要があるのか」を数字で考えることで、使い分けの判断がしやすくなります。

フェルミ推定は、業務を否定するためのものではなく、より良いやり方を考えるための道具です。日常の当たり前を一度分解してみることで、改善のヒントは意外と身近に見つかります。