こんにちは、RSです。

本日は業務改善の第一歩！課題発掘をお話します。

先日「なぜ業務改善が必要なのか」のパートで情報伝達手段について触れましたので、前回のものに利用頻度が高い電話を加え「情報伝達手段ごとの改善の気づきの一例」をお伝えしたいと思います。

郵送についての気づき

・郵送により数日間は何も仕事が進まない。

・提出物に不備があれば、さらに日数を要する。

メールについての気づき

・過去のやり取りや添付ファイルを探すのに数分時間を掛けている。

ビジネスチャットについての気づき

・過去のやり取りを探すのに数分時間を掛けている。

・たまに誤送信をしてしまう。

電話についての気づき

・複数人に伝えたいことがあるとき、数回電話をしている。

・認識がずれていると、さらにやり取りが増える。

これらは働いているとさまざまな場面で、もっといいやり方がないかな・・・と考えるものです。

ただしここが業務改善の難しいところで、「自分が改善したいと思っていても、その改善がどれほど効果があるのか、みんなに説明して理解してもらわないといけない」ということです。

ここでのみんなとは、上司や、同じ業務を行なっている同僚、かりに改善のためにお金が掛かるならば、上司のさらに上司や経営層にも納得してもらう必要があります。これは業務改善担当者の腕の見せ所ですね！

たかがコミュニケーションツール、されどコミュニケーションツールです。電話に大きな業務負担があるのならば、それは改善テーマ案として十分検討に値するはず。

次回、いろいろな立場の人へ説明をするにあたって、改善がどれほどの効果を示すのかを説明する際によく用いられるフェルミ推定の話をしたいと思います。